- 経営戦略
生産性向上と業務効率化
生産性向上とは少ない資源を有効活用し、最高の結果が出せるよう業務を改善することです。労働者が減少し続けていることや、競争が激化していることの背景から、多くの企業で生産性向上に向けた取り組みが進められています。
一方で、業務効率化とは作業工程を改善し、従業員が取り組む業務をスムーズにする施策のことです。業務効率化は生産性向上に向けた施策の1つであり、業務の効率が上がれば、結果的に生産性向上につながる場合があります。
生産性向上とは
生産性向上とは企業が持つ資源を有効活用し、小さな投資で最高の結果が生み出せるよう業務を改善することを意味します。製品をつくるために投資した資源が少ないほど、生み出される製品が多いほど生産性が高いといえます。
生産性向上と業務効率化の違い
業務効率化は生産性向上に向けた施策の1つです。両者に関係性はありますが、本質的な意味は異なるため、混合しないよう注意する必要があります。
業務効率化とは作業工程を見直したうえで、無駄やムラを削減し、従業員が取り組む業務をスムーズにすることです。一方で、生産性向上とは少ない投資で、生産量を増加させることを意味します。業務が効率化すれば生産性が向上するパターンがありますが、下がるケースもあるため、目標に合わせて別々に施策を立案します。
生産性向上が注目を集める背景
生産性向上が注目を集める理由は、労働人口の減少と競争の激化の2つです。日本における労働人口は、年々減少し続けており、人手不足が問題視されています。企業を稼働する労働者が少なくなるなかで、これまでと同じ成果を出すためには生産性を向上させる必要があります。
また、グローバル化が進んだことで企業の競争が激化しています。世界市場で争う必要があり、競合は日本の企業のみならず、海外の企業も含まれます。日本企業が競争に勝つためには、品質を担保しつつ、これまでよりも早いスピード感で業務に取り組まなければなりません。
生産性向上のメリット
生産性向上のメリットは次のとおりです。
- 利益の増大
- コストの削減
- エンゲージメントの向上
利益の増大
1つ目のメリットは、利益の増大です。生産性が向上すると、生産量を増やすことができるうえ、製品を完成するまでのスピードも向上します。少ない資源で大きな成果がだせるため、企業の利益拡大を促進することは間違いありません。
コストの削減
2つ目のメリットは、コストの削減です。少ない資源で生産量を増加させるため、大きなコストをかけずに売上を向上できます。削減できるコストは主に2つあり、人件費と生産費です。作業の効率化により従業員の労働時間が減り、人件費を削ることができるうえ、従業員の発注ミスによる無駄なコストを削減できます。
エンゲージメントの向上
3つ目のメリットは、従業員のエンゲージメント向上です。生産性向上により作業の効率化や自動化が進むと、労働時間の短縮や負担の削減につながり、従業員は充実した環境下で働くことができます。結果的に従業員のエンゲージメントやモチベーションが向上し、従業員が最高のパフォーマンスを発揮できるようになると、さらなる生産性向上が期待できます。
生産性向上に向けた施策
生産性向上に向けた具体的な施策は次のとおりです。
- 業務の見直し
- 従業員のエンゲージメント向上
- アウトソーシング
業務の見直し
生産性向上を目指すうえで、もっとも重要な施策が業務の見直しです。業務プロセスにムラが発生していないか、必要以上に時間がかかっている作業がないかなど、課題を洗い出します。
課題を洗い出す方法として、従業員の声を直接聞く、作業工程を可視化するといった具体例が挙げられます。特に作業工程の可視化は、従業員の作業スピードや生産量が明確になるため、問題点を発見しやすいです。課題を発見したあとは、改善に向け取り組みを進め、生産性向上を目指します。
従業員のエンゲージメント向上
従業員のエンゲージメント向上は、生産性向上に大きく関わるパフォーマンス力につながります。従業員のパフォーマンスが向上するほど生産性も向上し、1人あたりの生産性が向上すれば、比例して全体における生産性も向上するはずです。
エンゲージメント向上に向けた施策として、労働環境の改善や労働時間の削減が挙げられます。リモートワークや労働環境の整備により、ストレスなく快適に作業を進めることが可能です。また、労働時間を減らすことで、従業員は充実したワークライフバランスを取ることができ、業務へのモチベーション向上が期待できます。
アウトソーシング
自社の生産性を向上させるためには、他社へ仕事を外注することも必要です。従業員が作業できる時間には限界があるため、外注により作業時間を短縮します。空いた時間でほかの作業を進めることができるので、作業スピードは大幅に向上するはずです。
また、専門性のある会社へ仕事を依頼すると、自社で取り組むよりも質の高い結果が期待できます。アウトソーシングにはコストがかかりますが、生産性は大きく向上するため、取り組みを検討するべき施策です。
業務効率化に向けた施策
業務効率化に向けた具体的な施策は次のとおりです。
- 無駄な作業の削減
- 適切な人材配置
- システムの導入
無駄な作業の削減
業務の効率化を目指すには、無駄な工程を削減する必要があります。余計な作業が業務プロセスに含まれていると、必要以上に手間や時間がかかってしまい、効率は悪化するはずです。
具体的な進め方として、まずは仕事のプロセスをすべて可視化し、作業のスピードや量を把握します。業務を進めるなかで無駄な作業や課題を発見し、改善することで、不必要な工程を削減できます。
適切な人材配置
人によって所有するスキルや知識は異なるうえ、業務に対する向き不向きがあります。そのため、属人ごとに適切な配置を考えることで、業務が円滑に進むはずです。
反対に、不適切な人材配置であると作業ミスが多発する恐れがあり、業務効率の悪化が考えられます。最悪の場合は納期に遅れてしまうケースも考慮できるため、業務効率化を目指すうえで適切な人材配置は必須といえます。
システムの導入
業務が効率的に進む仕組みづくりのためにシステムやツールの導入は必要です。従業員のスキルが業務に属人化してしまうと、優秀な人材が退職した場合に業務効率の低下が考えられます。一定以上の業務効率を常に保つために、ロボットやAIといったシステムは活用できます。
また、システムを導入することで従業員の負担や労働時間が減少するうえ、人にしかできない作業への取り組みを進めることが可能です。業務効率化を実現するだけでなく、企業の成長を促進するのは間違いありません。
まとめ
生産性向上とは少ない資源で最大限の成果を出せるよう業務を改善することです。利益の増大やコストの削減などのメリットを持つうえ、労働人口の減少や競争の激化といった背景があることから、多くの企業が生産性向上に向けた取り組みをおこなっています。
一方で業務効率化は作業プロセスを見直し、従業員がおこなう業務を円滑にすることです。両者には関係性がありますが意味は異なります。業務が効率化することで生産性は向上しますが、下がることもあるため、それぞれに合わせた施策の立案が必要です。
