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デジタイゼーションとは
これまで人がおこなっていた事務作業やそのほかの業務をデジタル化し、自動化ツールの利用やデータベースの構築により業務効率化を図ることがデジタイゼーションの大きな目的です。
デジタイゼーションの需要が高まったのは、ワークライフバランスが重要である動きが広まったのをきっかけとして業務効率化を見直す企業が増えたことにあります。
デジタイゼーションとは
デジタイゼーション（Digitization）とは、デジタル技術を導入することにより業務の効率化を進める概念のことをいいます。普段の業務が軽減されることにより、コア業務に集中することができ、さらに人件費の削減を含めたコスト削減など、さまざまなメリットがあります。
DXとの違い
デジタイゼーションとDX（デジタルトランスフォーメーション）は、いずれもデジタル化する点は共通しています。しかし、デジタイゼーションが1つの業務ごとにデジタル化をして業務効率化することに対して、DXはデジタル化をしてビジネスとして改革を進めることをいいます。
デジタライゼーションとの違い
デジタイゼーションは業務をデジタル化することをいいますが、デジタライゼーション（Digitalization）は経済産業省のDXレポートにおいて、個別の業務・製造プロセスのデジタル化と定義されています。
つまり、デジタライゼーションとはデジタル技術を活用して、業務や製造プロセスを効率化し新しいビジネスモデルを変革することをいいます。そのためデジタライゼーションとDXは似ています。
デジタイゼーション導入効果とは
デジタイゼーション導入効果には、以下のような点が挙げられます。
- 作業の効率化
- コスト削減
- 人間によるミスの削減
- DXへの発展
作業の効率化
これまで手作業で進めていた業務を、デジタル化することにより作業の効率化を進め労働時間を減らすことができます。日本では少子化や高齢化が進むことから、人材不足が問題になっていますが、デジタイゼーションは人材不足対策にもなっています。
コスト削減
業務をデジタル化し自動化することにより、従業員の負担を減らし人件費を減らすことができます。さらに請求書や納品書などを電子化すると、印刷代、郵送代、管理する場所の確保の削減などコスト削減につながります。
また、クラウドサービスのシステムを使うことで、これまで必ず事務所に戻っていたのが、外出先からスマートフォンでチェックできることもあり、業務時間の削減にもつながります。
人間によるミスの削減
例えば、伝票に書かれている売り上げ金額を手作業で入力しているとどうしてもミスが起きてしまいます。ミスがあるとクライアントの信頼を失うほか、ミスを発見や修正に時間がかかります。
デジタル化をすると、売り上げ管理と請求管理を連携するなど、業務を可視化して共有することも可能です。そのためデジタル化は属人化を防ぐこともできます。
DXへの発展
デジタイゼーションは、DXにつなげる最初の段階です。DXはデジタル化を進めることによりビジネスを改革することですが、まずはデジタイゼーションを導入することによりデジタル化を成功させることにより、DXを導入しやすくなります。
デジタイゼーションを成功させるために
デジタイゼーションを成功させるために、以下の点に注意をする必要があります。
- 組織での取り組み
- 既存のシステムを活用する
組織での取り組み
デジタイゼーションを成功させるためには、担当者や部署だけでなく組織で取り組む必要があります。デジタイゼーションはDXのように大幅にビジネスを変革するわけではありませんが、業務を可視化することにより経営者がデジタイゼーション導入の目的や効果を理解する必要があります。
既存のシステムを活用する
必ずしも新しいシステムを導入する必要はなく、Microsoft Teamsなど現在利用しているシステムを活用することをおすすめします。既存のシステムを利用することで、時間や手間をかけずにデジタイゼーションを導入することができます。
デジタイゼーション導入の手順
デジタイゼーション導入には以下のような手順が必要です。
- 業務内容の可視化
- デジタル化するべき部分を選択
- 使うツールの選択
- 実行
業務内容の可視化
デジタル化をすすめるためには、業務の手順を可視化します。業務内容だけでなく、どの担当者がどれくらい時間をかけておこなっているのか、作業においての注意点などできるだけ詳しく業務を把握することが大切です。
デジタル化するべき部分を選択
業務内容を可視化したあとは、デジタル化するべき部分と、変更するべきでない部分にわけます。デジタル化が必ずしも業務効率につながるわけではなく、人間が判断するべき業務内容があります。
使うツールの選択
デジタル化といってもさまざまなツールがあります。営業管理、経理、顧客管理などの内容や、本格的なツールから無料のサービスまで規模に関してもさまざまなツールがあるため、どのツールが費用対効果があり業務効率化につながるのかを判断する必要があります。
実行
業務の中でデジタル化する部分を決定し、ツールやサービスが決まったら実際に実行していきます。担当者を設定して、より業務効率化を上げるように既存の部門とコンセンサスをとること、定期的に効果測定をすることも重要です。
長期スパンでもし効果がでないようであれば、システムやツールの変更を検討するべき場合があります。
デジタイゼーションの事例
デジタイゼーションには以下のような例が挙げられます。
- 契約書や見積書などを電子化
- 書面の広告からWEB広告に変更
- 対面の面談からWEB面談に変更
契約書や見積書などを電子化
デジタイゼーションの例としてまず上げられるのが、契約書、見積書、納品書などの書類を電子化することです。顧客管理や電子化した書類の管理を連携することで、毎回手入力する必要がなくなります。そのため担当者の負担を減らし、人件費や印刷材、郵送代などのコスト削減にもつながります。
また、手作業で入力しなくなることから、人によるミスが減りクライアントの信頼を失ったり、修正作業に時間がかかりすぎたりすることがありません。
書面の広告からWEB広告に変更
インターネットやスマートフォンが普及した現在、WEB広告が重要になっています。WEB広告は書面の広告と違い、24時間世界中で見ることができるのも大きな魅力です。
対面の面談からWEB面談に変更
対面の面談からWEB面談に変更することにより、場所を問わないで面談できるようになりました。また出先中にスマートフォンで面談するなど、さまざま活用方法があります。
まとめ
デジタイゼーションは必要な業務だけをデジタル化することをいいます。これまで手作業でおこなっていた経理業務や請求書の作成、管理などをデジタル化することにより、業務効率化を図ることが主な目的です。
従業員の負担を減らすことで残業代を減らし、コスト削減ができる他従業員の満足度を上げることにもつながります。
DXやデジタライゼーションのようにビジネス改革を目的としておらず、あくまで目的は必要な業務のデジタル化による効率化であり、全ての業務をデジタル化する必要はありません。
デジタイゼーションは業務プロセスをデジタル化する以外に、書面の広告や対面商談などこれまでアナログでおこなっていたことをデジタル化することも含まれます。
